Estimated reading time: 2 minutes

Payroll Outsource คืออะไร? ทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงควรใช้บริการ

ในยุคที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว การบริหารจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุดคือหัวใจสำคัญของการเติบโต หนึ่งในงานหลังบ้านที่สำคัญแต่ก็สร้างความปวดหัวให้ผู้ประกอบการและฝ่ายบุคคลไม่น้อย คืองานบริหารจัดการเงินเดือนที่เต็มไปด้วยรายละเอียด ความซับซ้อน ที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด

นี่คือจุดที่ Payroll Outsource เข้ามามีบทบาทสำคัญ หลายองค์กรชั้นนำและองค์กรธุรกิจยุคใหม่ต่างก็หันมาใช้บริการนี้กันมากขึ้น ว่าแต่ Payroll Outsource คืออะไรกันแน่? และทำไมมันถึงกลายเป็นกลยุทธ์ที่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างก้าวกระโดด ในบทความนี้เราจะพาท่านมาค้นพบกับคำตอบอย่างละเอียด

Payroll Outsource คืออะไร?

ไขข้อข้องใจของใครหลายๆ คน บริการรับทำเงินเดือน คือ การที่องค์กรตัดสินใจว่าจ้างบริษัทหรือผู้ให้บริการภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญโดยตรง ให้เข้ามาดูแลรับผิดชอบในกระบวนการบริหารจัดการเงินเดือนทั้งหมดหรือบางส่วนแทนพนักงานในบริษัท

หลายคนอาจเข้าใจผิดว่าเป็นบริการที่จ้างคนมากดโอนเงินเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง ขอบเขตของบริการนั้นลึกซึ้งและกว้างมากกว่านั้น โดยจะครอบคลุมตั้งแต่

• การรวบรวมและคำนวณ: คำนวณเงินเดือน, ค่าล่วงเวลา (OT), ค่าคอมมิชชั่น, เบี้ยขยัน และรายรับอื่นๆ ของพนักงานแต่ละคน
• การคำนวณรายการหัก: หักภาษี ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1), เงินสมทบประกันสังคม, เงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และรายการหักอื่นๆ ตามนโยบายบริษัท
• การจัดทำเอกสารสำคัญ: ออกสลิปเงินเดือน (Payslip) ซึ่งปัจจุบันจะนิยมเลือกใช้เป็นรูปแบบออนไลน์(e-Payslip), จัดทำรายงานเงินเดือน สรุปสำหรับฝ่ายบริหารและฝ่ายบัญชี
• การดำเนินการกับหน่วยงานภาครัฐ: จัดเตรียมและนำส่งแบบภาษี (ภ.ง.ด.1) ต่อกรมสรรพากร และนำส่งเงินสมทบต่อสำนักงานประกันสังคมให้ถูกต้องและตรงเวลา
• การจัดการเอกสารประจำปี: จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) ให้กับพนักงาน และจัดทำรายงานสรุปการจ่ายเงินได้ตลอดปี (ภ.ง.ด.1ก) เพื่อนำส่งกรมสรรพากร
• การให้คำปรึกษา: ให้คำแนะนำด้านกฎหมายแรงงาน ภาษี และประกันสังคมที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าตอบแทน

พูดง่ายๆ ก็คือ การยกงานที่ซับซ้อนและต้องอาศัยความแม่นยำสูง ไปให้ “มืออาชีพ” ดูแล เพื่อให้ทีม HR และผู้บริหารมีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นที่สร้างการเติบโตให้กับธุรกิจได้โดยตรง

7 เหตุผลสำคัญ ทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงควรหันมาใช้บริการนี้

เมื่อเข้าใจความหมายแล้ว คำถามต่อมาคือ ทำไมเราต้องจ้างข้างนอก ในเมื่อเราก็ทำเองได้? นี่คือ 7 เหตุผลสำคัญที่จะแสดงให้เห็นว่ามันไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่คือการลงทุนที่ชาญฉลาด

1. ลดต้นทุนแฝงและควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น
การทำงานด้านการจัดการเงินเดือน ภายในองค์กรมีต้นทุนมากกว่าแค่เงินเดือนของพนักงานที่รับผิดชอบ แต่ยังรวมถึงต้นทุนการซื้อและอัปเดตซอฟต์แวร์, ค่าอบรมพนักงานให้ทันกฎหมายใหม่ๆ, ค่าอุปกรณ์สำนักงาน และที่สำคัญคือ “ต้นทุนค่าเสียโอกาส” และ “ต้นทุนความผิดพลาด” ที่อาจนำมาซึ่งค่าปรับมหาศาล การใช้บริการ Outsource ทำให้องค์กรเปลี่ยนต้นทุนผันแปรเหล่านี้ให้เป็นต้นทุนคงที่ที่คาดการณ์ได้ง่าย

2. เข้าถึงความเชี่ยวชาญระดับสูง(Expertise on Demand)
กฎระเบียบด้านภาษีและประกันสังคมมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การมีทีมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางคอยดูแล จะการันตีได้ว่าการคำนวณและการยื่นเอกสารต่างๆ ของบริษัทคุณจะถูกต้องตามกฎหมายล่าสุดเสมอ ลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ และหมดกังวลเรื่องค่าปรับย้อนหลัง

3. เพิ่มประสิทธิภาพและปลดล็อกศักยภาพของทีม HR
งานเหล่านี้ที่รู้กันคืองาน Routine ที่กินเวลาของฝ่าย HR ในแต่ละเดือน การส่งต่องานส่วนนี้ออกไปให้ผู้เชี่ยวชาญ จะช่วยให้ทีม HR มีเวลามากขึ้นในการทำงานเชิงกลยุทธ์(Strategic HR) ที่ส่งผลต่อการเติบโตขององค์กรโดยตรง เช่น การสรรหาและรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพ (Talent Management), การพัฒนาศักยภาพพนักงาน (Employee Development), และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง

4. ยกระดับความปลอดภัยและความลับของข้อมูล
ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับขั้นสูงสุด ผู้ให้บริการมืออาชีพจะมีระบบการจัดเก็บและส่งผ่านข้อมูลที่มีมาตรฐานความปลอดภัยสูง มีการเข้ารหัสและจำกัดการเข้าถึงที่รัดกุมกว่าการจัดการภายในทั่วไป นอกจากนี้ยังสอดคล้องกับ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหลและสร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน

5. ได้ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยอยู่เสมอ 
บริษัทรับทำเงินเดือนชั้นนำจะลงทุนในเทคโนโลยีที่ทันสมัย ซึ่งมักมาในรูปแบบแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ใช้งานง่าย ช่วยให้ HR ส่งข้อมูลได้สะดวก และพนักงานสามารถเข้าระบบเพื่อดูสลิปเงินเดือน หรือดาวน์โหลดเอกสาร 50 ทวิได้ด้วยตนเอง (Employee Self-Service) เป็นการลดภาระงานเอกสารและเพิ่มความพึงพอใจให้พนักงานไปในตัว

6. รองรับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างไร้รอยต่อ(Scalability) 
เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต จากพนักงาน 15 คน เป็น 50 หรือ 100 คน ความซับซ้อนของงานจะเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ หากคุณใช้บริการ Outsource คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเรื่องการจ้างคนเพิ่มหรือเปลี่ยนระบบภายใน ผู้ให้บริการสามารถปรับขนาดการบริการเพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นของคุณได้อย่างง่ายดาย

7. ลดความเสี่ยงจากการพึ่งพาบุคคลคนเดียว 
ในหลายบริษัท SME งานด้านนี้มักจะถูกรับผิดชอบโดยพนักงานเพียงคนเดียว หากพนักงานคนนั้นลาป่วย ลาพักร้อน หรือลาออกกะทันหัน อาจทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนทั้งบริษัทสะดุดหรือหยุดชะงักได้ทันที การใช้บริการ Outsource จะช่วยขจัดความเสี่ยงนี้ไปได้อย่างสิ้นเชิง เพราะมีทีมงานมืออาชีพคอยดูแลอย่างต่อเนื่อง

ธุรกิจแบบไหนที่เหมาะกับบริการ Payroll Outsource ที่สุด?

แม้ว่าบริการนี้จะมีประโยชน์กับทุกขนาดองค์กร แต่กลุ่มธุรกิจที่จะเห็นผลลัพธ์และความคุ้มค่าได้ชัดเจนที่สุด ได้แก่:

• ธุรกิจสตาร์ทอัพ (Startups): มีทรัพยากรจำกัดและต้องการความคล่องตัวสูง ควรทุ่มเทเวลาและกำลังคนไปกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และขยายตลาดเป็นหลัก
• ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs): เป็นกลุ่มที่มักจะไม่มีฝ่ายนี้โดยตรง และมักให้ฝ่ายบัญชีหรือ HR ที่มีงานล้นมืออยู่แล้วมาทำเพิ่ม การ Outsource จะช่วยลดภาระและเพิ่มความเป็นมืออาชีพได้ทันที
• องค์กรที่มีโครงสร้างเงินเดือนซับซ้อน: เช่น มีค่าคอมมิชชั่น ค่าทำงานล่วงเวลา หรือมีพนักงานหลายประเภท (รายวัน, รายเดือน, สัญญาจ้าง)
• บริษัทต่างชาติที่มาเปิดสาขาในไทย: การทำความเข้าใจกฎหมายภาษีและแรงงานไทยอาจเป็นเรื่องท้าทาย การใช้บริการ Outsource ในประเทศจึงเป็นทางเลือกที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ

สรุปบทความ

การหันมาเลือกใช้บริการบริษัท Outsource ไม่ได้เป็นเพียงการลดภาระงาน แต่เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อวางรากฐานที่มั่นคงให้กับธุรกิจ เป็นการเปลี่ยนงานหลังบ้านที่ซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ช่วยให้องค์กรของคุณลดความเสี่ยง ปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง และปลดปล่อยให้ทีมงานได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่เพื่อสร้างการเติบโต

หากคุณคือเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารฝ่าย HR ที่ต้องการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าอย่างมั่นคง การพิจารณาใช้บริการ Payroll Outsource อาจเป็นจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญที่ช่วยเติมเต็มความสำเร็จของคุณก็เป็นได้ หากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญด้าน Payroll และต้องการคำปรึกษาก่อนที่จะเลือกตัดสินใจใช้บริการจริง เรา AREE ผู้ให้บริการด้านการทำเงินเดือนพร้อมให้คำปรึกษาโดยไมมีค่าใช้จ่ายใดๆ โปรดติดต่อเรา