เบื้องลึกบริการ Payroll Outsource เค้าทำอะไรให้เราบ้าง?

เบื้องลึกบริการ Payroll Outsource เค้าทำอะไรให้เราบ้าง?

หลายครั้งที่เจ้าของธุรกิจหรือฝ่ายบุคคล (HR) ตัดสินใจใช้บริการ Payroll Outsource ก็เพื่อลดภาระงานที่ซับซ้อน แต่ก็อาจมีคำถามตามมาว่า “เบื้องหลังการทำงานจริงๆ แล้วผู้ให้บริการเขาทำอะไรให้เราบ้าง?” การจ่ายค่าบริการในแต่ละเดือนนั้นครอบคลุมอะไรบ้าง และมันคุ้มค่ากับการลงทุนจริงหรือไม่?

บทความนี้จะเปรียบเสมือนกุญแจที่ไขเข้าไปดู “ห้องทำงาน” ของบริษัทรับทำเงินเดือนระดับมืออาชีพ เราจะมาเจาะลึกกันแบบหมดเปลือกว่าในแต่ละเดือน แต่ละปี ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีกระบวนการทำงานอย่างไร เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนของบริษัทคุณราบรื่น ถูกต้อง และไร้กังวลเรื่องความผิดพลาด

Table of Contents

มากกว่าแค่การคำนวณ: ภาพรวมขอบเขตบริการ

ก่อนจะลงลึกในรายละเอียด ต้องเข้าใจก่อนว่าบริการรับทำเงินเดือนที่ดี ไม่ใช่แค่การนำตัวเลขมาบวกลบคูณหารแล้วโอนเงิน แต่เป็นกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่เริ่มต้นไปจนจบ ตั้งแต่การตั้งค่าระบบ ไปจนถึงการเป็นที่ปรึกษาด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งโดยทั่วไปจะแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วนหลัก คือ การตั้งค่าเริ่มต้น, กระบวนการรายเดือน, และการดำเนินการรายปี/ตามโอกาสพิเศษ

ส่วนที่ 1: การตั้งค่าเริ่มต้น (Implementation & Setup) – วางรากฐานระบบการทำงาน

นี่คือขั้นตอนแรกสุดและสำคัญที่สุด เปรียบเสมือนการวางเสาเอกของบริษัท หากขั้นตอนนี้ทำได้ดีและครบถ้วน การทำงานในระยะยาวก็จะราบรื่นและเกิดการผิดพลาดน้อยลง

รวบรวมและตรวจสอบข้อมูลบริษัท: ผู้ให้บริการจะขอข้อมูลสำคัญของบริษัท เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, เลขที่บัญชีประกันสังคม เพื่อใช้ในการลงทะเบียนและยื่นเอกสารกับหน่วยงานภาครัฐ
ตั้งค่านโยบายการจ่ายค่าตอบแทนต่างๆ: ไม่ว่าจะเป็นรอบการจ่ายเงินเดือน (จ่ายสิ้นเดือน, จ่ายวันที่ 25, หรือ 2 รอบต่อเดือน), นโยบายการจ่ายค่าล่วงเวลา (OT), การคำนวณค่าคอมมิชชั่น, โบนัส หรือโครงสร้างรายได้อื่นๆ ที่เป็นเอกลักษณ์ขององค์กรคุณ
ขึ้นทะเบียนข้อมูลพนักงาน: นำเข้าข้อมูลพนักงานใหม่ทั้งหมดเข้าสู่ระบบ ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัว, ประวัติการทำงาน, เลขบัตรประชาชน, ที่อยู่, ข้อมูลบัญชีธนาคาร, และข้อมูลสำหรับคำนวณภาษี (เช่น ค่าลดหย่อนต่างๆ)
เชื่อมต่อและทดสอบระบบ: หากมีการใช้ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time Attendance) ผู้ให้บริการอาจช่วยเชื่อมต่อระบบดังกล่าวเข้ากับซอฟต์แวร์ เพื่อให้การดึงข้อมูลเป็นไปอย่างอัตโนมัติ พร้อมทั้งทำการทดสอบคำนวณควบคู่ไปกับการทำเงินเดือนแบบเดิมของคุณในเดือนแรก เพื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์และสร้างความมั่นใจว่าระบบใหม่ทำงานได้ถูกต้อง 100%

ส่วนที่ 2: กระบวนการรายเดือน (Monthly Process) – หัวใจของการบริการ

นี่คือวงจรการทำงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำทุกเดือน และเป็นสิ่งที่ลูกค้าสัมผัสได้โดยตรง ประกอบด้วยขั้นตอนหลักๆ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 2.1: การรวบรวมข้อมูล (Data Collection) ก่อนถึงรอบทำเงินเดือน ผู้ให้บริการจะรับข้อมูลการทำงานในเดือนนั้นๆ จากฝ่าย HR ของคุณ ซึ่งได้แก่:

ข้อมูลการทำงานล่วงเวลา (OT)
ข้อมูลการมาทำงาน ขาด, ลา, มาสาย
ค่าคอมมิชชั่น, เบี้ยเลี้ยง, หรือเงินได้พิเศษอื่นๆ
ข้อมูลพนักงานใหม่, พนักงานที่ลาออก
การเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงาน เช่น การปรับเงินเดือน, การเปลี่ยนตำแหน่ง

ขั้นตอนที่ 2.2: การประมวลผลและคำนวณ (Processing & Calculation) เมื่อได้รับข้อมูลครบถ้วน ทีมงานมืออาชีพจะนำข้อมูลทั้งหมดเข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล ซึ่งระบบจะทำการคำนวณอย่างละเอียด:

คำนวณรายได้ทั้งหมดของพนักงานแต่ละคน
คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) ตามอัตราก้าวหน้าและค่าลดหย่อนของแต่ละบุคคล
คำนวณเงินสมทบประกันสังคม ทั้งส่วนของลูกจ้างและนายจ้าง
คำนวณเงินสะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)
หักเงินกู้ยืม (กยศ.) หรือรายการหักอื่นๆ ตามที่บริษัทกำหนด
สรุปเป็นยอดเงินได้สุทธิที่พนักงานจะได้รับ

ขั้นตอนที่ 2.3: การตรวจสอบและยืนยัน (Verification & Confirmation) ก่อนทำการจ่ายเงินจริง ผู้ให้บริการจะจัดทำ “รายงานสรุป Payroll” หรือ Payroll Summary Report ส่งกลับมาให้ฝ่าย HR หรือผู้มีอำนาจของบริษัทตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง เพื่อป้องกันความผิดพลาดในขั้นตอนสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 2.4: การจ่ายเงินและการจัดทำเอกสาร (Payment & Documentation) หลังจากได้รับการยืนยันความถูกต้องแล้ว จะเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้ายของเดือน:

จัดทำไฟล์สำหรับจ่ายเงินเดือน: ผู้ให้บริการจะสร้างไฟล์ในรูปแบบที่ธนาคารต้องการ (Bank Payment File) เพื่อให้บริษัทของคุณสามารถอัปโหลดเข้าระบบธนาคารและสั่งจ่ายเงินเดือนให้พนักงานทุกคนได้ในคลิกเดียว
ออกสลิปเงินเดือน (Payslip): จัดทำสลิปเงินเดือนที่แสดงรายละเอียดรายรับ-รายจ่ายอย่างชัดเจน ซึ่งปัจจุบันนิยมเป็นสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ (e-Payslip) ที่พนักงานสามารถเข้าระบบไปดูและดาวน์โหลดได้เอง
นำส่งเอกสารและชำระเงินให้ภาครัฐ: จัดเตรียมและยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 พร้อมนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้กรมสรรพากร และยื่นแบบส่งเงินสมทบ (สปส. 1-10) พร้อมชำระเงินให้สำนักงานประกันสังคมภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

ส่วนที่ 3: การดำเนินการรายปีและตามโอกาสพิเศษ (Annual & Ad-Hoc Services)

นอกเหนือจากงานรายเดือนแล้ว ในบริการยังครอบคลุมถึงภารกิจสำคัญที่เกิดขึ้นปีละครั้ง หรือเกิดขึ้นในโอกาสพิเศษต่างๆ ด้วย

จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) เมื่อสิ้นสุดปีภาษี ผู้ให้บริการจะจัดทำเอกสาร 50 ทวิให้กับพนักงานทุกคน เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี
จัดทำและยื่นแบบสรุปการจ่ายเงินได้ (ภ.ง.ด.1ก): รวบรวมข้อมูลการจ่ายเงินได้พนักงานทั้งปี และยื่นต่อกรมสรรพากรภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไป
คำนวณและนำส่งเงินสมทบกองทุนเงินทดแทน: เป็นการจ่ายเงินสมทบรายปีให้กับสำนักงานประกันสังคม เพื่อเป็นหลักประกันให้กับลูกจ้างกรณีประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน
การจัดการพนักงานลาออก (Exit Clearance): คำนวณเงินเดือนงวดสุดท้าย, ค่าชดเชยตามกฎหมาย (ถ้ามี), และค่าจ้างสำหรับวันหยุดพักร้อนที่ยังไม่ได้ใช้ พร้อมจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง
การให้คำปรึกษา: เป็นที่ปรึกษาเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับข้อกฎหมายแรงงาน, ประกันสังคม, หรือภาษีที่เกี่ยวข้องกับการทำ Payroll

สรุปบทความ: ไม่ใช่แค่ผู้ให้บริการ แต่คือพาร์ทเนอร์ที่ดูแลมากกว่าที่คุณคิด

จะเห็นได้ว่าบริการ Payroll Outsource ไม่ใช่เพียงงานธุรการ แต่เป็นงานที่ต้องอาศัยทั้งความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง, ความละเอียดรอบคอบ, เทคโนโลยีที่ทันสมัย, และความเข้าใจในกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การเลือกใช้บริการจากมืออาชีพ จึงเปรียบเสมือนการมีทีมผู้เชี่ยวชาญหลังบ้านที่คอยจัดการเรื่องซับซ้อนและลดความเสี่ยงต่างๆ ให้กับองค์กร ทำให้ฝ่ายบุคคลและผู้บริหารสามารถนำเวลา ทรัพยากร และพลังงาน ไปทุ่มเทให้กับภารกิจหลักเพื่อสร้างการเติบโตให้กับธุรกิจได้อย่างเต็มศักยภาพ นี่คือเบื้องลึกและคุณค่าที่แท้จริงที่ซ่อนอยู่ในการบริการ ที่ทำให้ธุรกิจยุคใหม่ขาดไม่ได้

เราผู้ให้บริการด้าน Payroll Outsource มามากกว่า 7 ปีด้วยความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำในประเทศไทย หากองค์กรของท่านกำลังมองหาโอกาสในการเสริมประสิทธิภาพในองค์กร เราพร้อมให้คำปรึกษาและแนะนำบริการที่เหมาะสมแก่ท่าน โปรดติดต่อเรา