Estimated reading time: 3 minutes

Payroll พนักงานต่างชาติ: Checklist ที่ HR ต้องรู้ ทำให้ถูกต้อง ไม่ผิดกฎหมายแน่นอน

การจ้างงานพนักงานชาวต่างชาติ (Expatriates) ที่มีความสามารถสูงเข้ามาเสริมทีม ถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กรในยุคที่เศรษฐกิจไร้พรมแดน แต่เบื้องหลังโอกาสทางธุรกิจนั้น มีความท้าทายที่ฝ่ายบุคคล (HR) และฝ่ายบัญชีต้องเผชิญ นั่นคือความซับซ้อนของกระบวนการทำเงินเดือน หรือ Payroll ที่มีรายละเอียดและข้อกฎหมายแตกต่างจากการทำเงินเดือนให้พนักงานชาวไทยไปอย่างสิ้นเชิง

ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องวีซ่า, ใบอนุญาตทำงาน, การคำนวณภาษี, หรือประกันสังคม ไม่ใช่แค่จะสร้างปัญหาที่ยุ่งยากให้กับตัวพนักงานต่างชาติเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลให้บริษัทต้องเจอกับบทลงโทษทางกฎหมายและค่าปรับจำนวนมากอีกด้วย

ดังนั้นเราจะใช้บทความนี้เป็น “คู่มือฉบับสมบูรณ์” ในรูปแบบการ Checklist ที่กลั่นกรองจากประสบการณ์จริงสำหรับ HR และเจ้าของธุรกิจโดยเฉพาะ เราจะพาคุณไปเจาะลึกทุกขั้นตอนที่ต้องรู้และต้องทำ เพื่อให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการบริหารเรื่องค่าตอบแทนพนักงานต่างชาติของคุณนั้น “ถูกต้อง” และ “ไม่ขัดแย้งกับกฎหมายไทย” ทุกประการ

ทำไมการทำเงินเดือนพนักงานต่างชาติจึงซับซ้อนกว่า?

ก่อนจะเข้าสู่ Checklist เราต้องเข้าใจก่อนว่าความแตกต่างหลักๆ นั้นมาจากสถานะ “การเป็นชาวต่างชาติ” ซึ่งผูกพันกับกฎหมายและข้อบังคับหลายฉบับที่นอกเหนือไปจากกฎหมายแรงงานทั่วไป ไม่ว่าจะเป็น

• กฎหมายคนเข้าเมือง: เกี่ยวข้องกับประเภทของวีซ่า (Visa) และการอยู่ในราชอาณาจักร
• กฎหมายการทำงานของคนต่างด้าว: เกี่ยวข้องกับใบอนุญาตทำงาน (Work Permit) และขอบเขตของงานที่ได้รับอนุญาต
• ประมวลรัษฎากร: เกี่ยวข้องกับสถานะผู้มีถิ่นที่อยู่ในประเทศไทย (Tax Residency) และอัตราภาษี
• กฎหมายประกันสังคม: เกี่ยวข้องกับสิทธิและหน้าที่ในการเข้าสู่ระบบประกันสังคมไทย

การจัดการ Payroll ให้กับพนักงานกลุ่มนี้จึงเป็นการทำงานที่ต้องประสานข้อมูลที่มาจากหลายส่วนและต้องการความละเอียดรอบคอบในระดับสูงสุด

Checklist สิ่งที่ต้องตรวจสอบในงาน Payroll พนักงานต่างชาติ

เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน เราได้แบ่ง Checklist ออกเป็น 3 ช่วงเวลาสำคัญ คือ ก่อนเริ่มงาน, ระหว่างการคำนวณรายเดือน, และเมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน

ก่อนเริ่มจ้างและก่อนจ่ายเงินเดือนงวดแรก

ขั้นตอนนี้สำคัญที่สุด เปรียบเสมือนการติดกระดุมเม็ดแรก หากทำถูกต้อง ปัญหาในระยะยาวจะลดลงอย่างมาก

1. ตรวจสอบวีซ่าและใบอนุญาตทำงาน (Visa & Work Permit)

• Non-Immigrant B Visa: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการตรวจลงตราประเภทธุรกิจ (Non-B) อย่างถูกต้องเพื่อใช้ยื่นขอใบอนุญาตทำงาน
• ใบอนุญาตทำงาน (Work Permit): นี่คือเอกสารสำคัญที่สุด! ห้ามให้พนักงานเริ่มทำงานก่อนได้รับใบอนุญาตทำงานโดยเด็ดขาด ตรวจสอบว่าตำแหน่งงานและลักษณะงานที่ทำจริง ตรงกับที่ระบุไว้ในใบอนุญาตหรือไม่
• การรายงานตัว 90 วัน: แจ้งให้พนักงานทราบถึงหน้าที่ในการรายงานตัวต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองทุกๆ 90 วัน

2. การขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (Tax ID Number)

• พนักงานต่างชาติทุกคนที่มีเงินได้ในประเทศไทย จำเป็นต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก เพื่อใช้ในการยื่นแบบภาษีต่างๆ HR ควรช่วยเหลือหรือให้คำแนะนำในการยื่นขอที่กรมสรรพากร

3. การขึ้นทะเบียนประกันสังคม (Social Security Registration)

• พนักงานต่างชาติที่ทำงานในสถานประกอบการที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนขึ้นไป มีหน้าที่ต้องขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนตามมาตรา 33 เช่นเดียวกับพนักงานชาวไทย (ยกเว้นกรณีมีข้อตกลงหรือสนธิสัญญาทวิภาคีเป็นอย่างอื่น)
• HR ต้องยื่นแบบขึ้นทะเบียน (สปส. 1-03) ภายใน 30 วันนับจากวันที่พนักงานเริ่มงาน

4. ตรวจสอบสัญญาจ้างงาน (Employment Contract)

• สัญญาจ้างงานควรระบุรายละเอียดค่าตอบแทน, สวัสดิการ, และเงื่อนไขต่างๆ ให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะประเด็นที่อาจเกี่ยวข้องกับการคำนวณภาษี เช่น การจัดหาที่พัก, รถประจำตำแหน่ง เป็นต้น

ระหว่างการคำนวณเงินเดือนในแต่ละเดือน

กระบวนการที่ต้องทำซ้ำทุกเดือนและต้องการความแม่นยำสูงสุด

5. การคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่าย (PIT)

นี่คือส่วนที่ซับซ้อนที่สุดในการทำ payroll สำหรับชาวต่างชาติ เนื่องจากต้องพิจารณา “สถานะผู้มีถิ่นที่อยู่” ตามหลักเกณฑ์ 180 วันของกรมสรรพากร

• กรณีอยู่ในไทยครบ 180 วันในปีภาษี: พนักงานจะถือเป็นผู้มีถิ่นที่อยู่ (Tax Resident) มีหน้าที่ต้องนำเงินได้ที่เกิดขึ้น “ทั่วโลก” มารวมคำนวณเพื่อเสียภาษีในประเทศไทย
• กรณีอยู่ในไทยไม่ถึง 180 วันในปีภาษี: พนักงานจะถือเป็นผู้ไม่มีถิ่นที่อยู่ (Non-Resident) มีหน้าที่เสียภาษีเฉพาะเงินได้ที่เกิดขึ้น “ในประเทศไทย” เท่านั้น
• การคำนวณ: ต้องนำเงินได้ทั้งหมด (เงินเดือน, ค่าล่วงเวลา, โบนัส, สวัสดิการอื่นๆ ที่ต้องเสียภาษี) มาหักค่าลดหย่อนต่างๆ และคำนวณภาษีตามอัตราก้าวหน้าเช่นเดียวกับคนไทย

6. การหักเงินสมทบประกันสังคม

• หักเงินสมทบในอัตรา 5% ของค่าจ้าง แต่สูงสุดไม่เกินเพดานที่กฎหมายกำหนด (ปัจจุบันคำนวณจากฐานเงินเดือนสูงสุด 15,000 บาท หรือหักสูงสุด 750 บาทต่อเดือน) และนำส่งพร้อมส่วนของนายจ้างภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

7. การจัดการค่าตอบแทนและสวัสดิการอื่นๆ

• คำนวณค่าตอบแทนอื่นๆ ให้ถูกต้อง เช่น ค่าล่วงเวลา, เบี้ยขยัน, ค่าคอมมิชชั่น
• หักเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund) หากพนักงานสมัครเข้าร่วม

เมื่อสิ้นสุดการจ้างงาน

กระบวนการในช่วงท้ายก็สำคัญไม่แพ้กัน เพื่อให้การสิ้นสุดสัญญาจ้างเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมาย

8. การคำนวณเงินได้งวดสุดท้ายและค่าชดเชย

• คำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทนอื่นๆ จนถึงวันทำงานวันสุดท้าย
• คำนวณค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงาน (กรณีนายจ้างเลิกจ้าง) ตามอายุงานของพนักงาน

9. การแจ้งออกจากประกันสังคม

• ยื่นแบบแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่พนักงานลาออก

10. การจัดการด้านภาษี

• จัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) สำหรับรายได้ทั้งปีภาษีที่พนักงานได้รับ
• ในบางกรณี พนักงานต่างชาติอาจต้องยื่นขอ “ใบรับรองการชำระภาษีอากร” จากกรมสรรพากรก่อนเดินทางออกจากประเทศไทยถาวร HR ควรให้คำแนะนำในเรื่องนี้

สรุปบทความ: ความแม่นยำคือหัวใจสำคัญ

การจัดการ payroll สำหรับพนักงานต่างชาติเป็นงานที่เต็มไปด้วยรายละเอียดและข้อบังคับทางกฎหมายที่ซับซ้อน แต่ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ Checklist ข้างต้นคือกรอบการทำงานที่สำคัญที่จะช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด การลงทุนในความรู้ความเข้าใจหรือการมีที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญในเรื่องนี้โดยเฉพาะ จึงเป็นการตัดสินใจที่ชาญฉลาดและคุ้มค่าอย่างยิ่ง เพราะมันคือการสร้างความมั่นใจ, ปกป้องบริษัทจากความเสี่ยงทางกฎหมาย, และยังเป็นการดูแลพนักงานคนสำคัญของคุณให้ดีที่สุดอีกด้วย

หากคุณรู้สึกว่ากระบวนการทำ payroll ให้กับพนักงานต่างชาตินั้นยุ่งยากและเต็มไปด้วยความเสี่ยง ให้ AREE เป็นผู้ช่วยของคุณ ทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเรามีประสบการณ์และความรู้ลึกซึ้งในข้อกฎหมายและระเบียบปฏิบัติด้านการทำเงินเดือนสำหรับชาวต่างชาติโดยเฉพาะ

ติดต่อ AREE วันนี้ เพื่อรับคำปรึกษาฟรี เราพร้อมที่จะเข้ามาดูแลงานที่ซับซ้อนเหล่านี้ให้คุณอย่างมืออาชีพ เพื่อให้คุณได้มีเวลาไปโฟกัสกับการบริหารจัดการบุคลากรและขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างเต็มศักยภาพ