Estimated reading time: 2 minutes
PEO ทำงานยังไง? โมเดล Co-Employment ที่ช่วยลดภาระองค์กร
เจ้าของธุรกิจ SME และผู้ก่อตั้ง Startup จำนวนมากเริ่มต้นกิจการด้วยความมุ่งมั่นที่จะสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์และบริการที่ยอดเยี่ยม แต่ไม่นานก็มักจะพบว่าตัวเองต้องเผชิญหน้ากับ “ปัญหาสองด้าน” ด้านนึงคือการแข่งขันในตลาด และอีกด้านคือความยากในการบริหารจัดการงานหลังบ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานด้านทรัพยากรบุคคล (HR) ที่นับวันยิ่งซับซ้อนและกินเวลามากขึ้นเรื่อยๆ หลายท่านอาจจะคุ้นเคยกับการ “Outsource” ในงานบางอย่าง เช่น การจ้างบริษัทภายนอกทำบัญชีหรือคำนวณเงินเดือน (Payroll) แต่เมื่อพูดถึงการแก้ปัญหา HR แบบองค์รวมและยั่งยืน มีรูปแบบบริการที่หวังผลได้มากกว่านั้น และเป็นที่รู้จักในแวดวงธุรกิจระดับสากล ในทางออกที่เรียกว่า Professional Employer Organization หรือ PEO Service ซึ่งทำงานผ่านโมเดลทางกฎหมายที่เป็นหัวใจสำคัญและสร้างความแตกต่างอย่างสิ้นเชิง นั่นคือ “Co-Employment” หรือ การจ้างงานร่วม
ในบทความนี้เราจะพาทุกท่านมาจะเจาะลึกถึงกลไกการทำงานของบริการ PEO ว่าโมเดลการทำงานแบบ Co-Employment คืออะไร? และจะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระขนาดไหน พร้อมทั้งปลดล็อกศักยภาพการเติบโตของธุรกิจคุณได้อย่างไร
นิยามของ Professional Employer Organization (PEO)
ก่อนที่จะมาลงลึกในรายละเอียดการทำงาน เรามาย้ำนิยามกันอีกครั้ง PEO คือบริษัทที่ให้บริการด้าน HR แบบครบวงจรแก่ธุรกิจอื่น โดย PEO จะเข้ามาเป็น “นายจ้างร่วม” กับบริษัทของคุณอย่างเป็นทางการ เพื่อดูแลรับผิดชอบงานบริหารจัดการบุคคล (HR) ทั้งหมด ตั้งแต่การจ่ายเงินเดือน, ภาษี, สวัสดิการพนักงาน, ไปจนถึงการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน
นั่นเปรียบเสมือนคุณมีทีม HR ที่มีผู้เชี่ยวชาญครบทุกด้าน (กฎหมาย, สวัสดิการ, เงินเดือน) มาเป็นพาร์ทเนอร์ โดยที่คุณไม่ต้องลงทุนจ้างพนักงานเหล่านี้มาประจำตำแหน่งในบริษัทของคุณเอง
หัวใจหลักที่เรียกว่า Co-Employment ไม่ใช่การแย่ง แต่คือการแบ่ง
คำว่า “นายจ้างร่วม” อาจทำให้เจ้าของธุรกิจบางคนกังวลว่าจะสูญเสียอำนาจในการควบคุมพนักงานหรือทิศทางของบริษัทไปหรือไม่ คำตอบคือ “ไม่เลย” และนี่คือความสุดยอดของโมเดลนี้
Co-Employment ไม่ใช่การเข้ามาแทนที่คุณในฐานะ “เจ้านาย” แต่เป็นการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน เพื่อให้แต่ละฝ่ายได้ทำในสิ่งที่ตนเองเชี่ยวชาญที่สุด โมเดลนี้คือสิ่งที่ทำให้ PEO แตกต่างจากการ Outsource ทั่วไป เพราะมีการแบ่งเบาความรับผิดชอบทางกฎหมายร่วมกัน
เราสามารถแบ่งบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
บทบาทและความรับผิดชอบของคุณในฐานะบริษัทลูกค้า (Client Company)
คุณยังคงเป็นผู้ควบคุมธุรกิจและทีมงานของคุณแบบ 100% อำนาจในการบริหารจัดการเหล่านี้ยังคงเป็นของคุณแต่เพียงผู้เดียว:
- บริหารธุรกิจหลัก: กำหนดวิสัยทัศน์, พันธกิจ, กลยุทธ์การตลาด, และเป้าหมายทางธุรกิจ
- จัดการงานประจำวัน: สั่งงาน, มอบหมายโปรเจกต์, และดูแลการปฏิบัติงานของพนักงาน
- ควบคุมวัฒนธรรมองค์กร: สร้างบรรยากาศการทำงานและรักษาวัฒนธรรมองค์กรที่คุณต้องการ
- การตัดสินใจด้านบุคลากร: มีอำนาจในการคัดเลือก, สัมภาษณ์, ว่าจ้าง, ประเมินผลงาน, กำหนดอัตราเงินเดือน, เลื่อนตำแหน่ง, และตัดสินใจเลิกจ้าง
- กำหนดมาตรฐานและผลการปฏิบัติงาน (KPIs): ตั้งเป้าหมายและวัดผลความสำเร็จของพนักงานและทีม
บทบาทและความรับผิดชอบของ Professional Employer Organization
PEO จะเข้ามาทำหน้าที่เป็นฝ่ายบริหารจัดการ HR ที่ดูแลงานหลังบ้านอันซับซ้อนทั้งหมด ซึ่งรวมถึง
- การเป็นนายจ้างตามกฎหมาย (Employer of Record): พนักงานจะถูกรับเข้าเป็นพนักงานของ PEO ในทางกฎหมาย ทำให้ PEO สามารถจ่ายเงินเดือน, จัดการภาษี, และบริหารสวัสดิการในนามของพนักงานได้
- การบริหารเงินเดือนและภาษี: คำนวณเงินเดือน, ค่าล่วงเวลา, ค่าคอมมิชชั่น และดำเนินการจ่ายเงินให้พนักงานอย่างถูกต้องและตรงเวลา พร้อมจัดการเรื่องการหักและนำส่งภาษีและประกันสังคมทั้งหมด
- การจัดการสวัสดิการพนักงาน: บริหารจัดการและเป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับสวัสดิการต่างๆ เช่น ประกันสุขภาพ, ประกันชีวิต, ประกันกลุ่ม, และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน: รับผิดชอบในการดูแลให้การจ้างงานเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน, จัดทำและปรับปรุงข้อบังคับการทำงาน, และให้คำปรึกษาเพื่อลดความเสี่ยงทางกฎหมาย
- บริหารจัดการความเสี่ยงและค่าชดเชย: ดูแลเรื่องกองทุนเงินทดแทน, จัดการการเคลมเมื่อเกิดอุบัติเหตุ, และช่วยวางมาตรการความปลอดภัยในที่ทำงาน
ขั้นตอนการทำงานจริงเมื่อคุณร่วมมือกับ PEO
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ลองนึกภาพตามขั้นตอนการทำงานจริงเมื่อคุณตัดสินใจใช้บริการ
- การประเมินและทำสัญญา: คุณและผู้ให้บริการจะพูดคุยถึงความต้องการของธุรกิจคุณ ผู้ให้บริการจะประเมินโครงสร้างพนักงานและบริการที่คุณต้องการ จากนั้นจึงทำข้อตกลงการบริการร่วมกัน
- กระบวนการรับพนักงานเข้าสู่ระบบ: พนักงานของคุณจะกรอกเอกสารที่จำเป็นเพื่อเข้าสู่ระบบของ PEO ซึ่งรวมถึงข้อมูลสำหรับทำเงินเดือน, การสมัครสวัสดิการ, และเอกสารทางภาษี กระบวนการนี้จะทำเพียงครั้งเดียวอย่างเป็นระบบ
- การดำเนินงานในแต่ละวัน: คุณยังคงบริหารทีมและดำเนินธุรกิจตามปกติ 100% พนักงานทำงานให้คุณเหมือนเดิมทุกประการ
- วงจรการจ่ายเงินเดือน: เมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือน คุณเพียงแค่ส่งข้อมูลชั่วโมงการทำงาน, ค่าล่วงเวลา, หรือค่าคอมมิชชั่นให้กับ PEO ผ่านระบบออนไลน์ที่ใช้งานง่าย จากนั้น PEO จะจัดการคำนวณและโอนเงินเดือนเข้าบัญชีพนักงานโดยตรง พร้อมจัดการเรื่องภาษีและประกันสังคมให้เสร็จสรรพ
- การให้คำปรึกษาและการรายงานผล: PEO จะมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษาคุณในทุกเรื่องที่เกี่ยวกับ HR และคุณจะได้รับรายงานสรุปค่าใช้จ่ายและข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อใช้ในการวางแผนธุรกิจต่อไป
ประโยชน์ที่จับต้องได้จากโมเดล Co-Employment
การทำงานในรูปแบบนี้ส่งผลดีต่อธุรกิจของคุณในหลายมิติ
- เข้าถึงสวัสดิการระดับพรีเมียม: PEO รวมพนักงานจากลูกค้าหลายรายเป็นกลุ่มใหญ่ ทำให้มีอำนาจต่อรองสูง สามารถเข้าถึงแผนประกันสุขภาพและสวัสดิการอื่นๆ ในราคาที่ดีกว่าที่ SME จะหาได้เอง สิ่งนี้ช่วยให้คุณดึงดูดและรักษาคนเก่งไว้ได้
- ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย: ความรับผิดชอบและความเสี่ยงทางกฎหมายแรงงานจะถูกแบ่งเบาโดยผู้ให้บริการ PEO ซึ่งมีทีมกฎหมายที่เชี่ยวชาญคอยดูแลให้คุณสบายใจ
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย: คุณไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานเอกสาร HR ที่จุกจิก และประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างทีม HR ขนาดใหญ่
- เพิ่มประสิทธิภาพให้องค์กร: เมื่อภาระงานหลังบ้านถูกจัดการอย่างมืออาชีพ คุณและทีมงานหลักสามารถทุ่มเทสมาธิและทรัพยากรทั้งหมดไปที่การพัฒนาสินค้า, การบริการลูกค้า, และการสร้างการเติบโตให้ธุรกิจได้อย่างเต็มที่
สรุปบทความ
โมเดล Co-Employment ที่ขับเคลื่อนบริการของ Professional Employer Organization ไม่ใช่เรื่องซับซ้อนอย่างที่คิด มันคือการสร้างพันธมิตรทางธุรกิจที่ชาญฉลาด คือการยอมรับว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง และเลือกที่จะมอบหมายงานที่ไม่ใช่ความเชี่ยวชาญหลักของคุณให้กับมืออาชีพที่ไว้ใจได้ เพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างคล่องตัวและมั่นคงที่สุด การร่วมมือกับพาร์ทเนอร์ที่ใช่จึงไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่คือการลงทุนเพื่ออนาคตที่ยั่งยืนของบริษัทคุณ