Estimated reading time: 2 minutes

ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพงาน HR ด้วยบริการ Payroll Outsource

ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ทุกวินาทีและทุกบาททุกสตางค์ล้วนมีความหมาย เจ้าของธุรกิจและฝ่ายบุคคล ต่างมองหาวิธีที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุดภายใต้ต้นทุนที่ยังควบคุมได้ หนึ่งในงานที่สำคัญแต่ก็ค่อนข้างซับซ้อนและกินเวลาอย่างมากเลยก็คืองานบริหารจัดการเงินเดือน คำถามที่หลายองค์กรมักสงสัย โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SME) คือ การใช้บริการ Payroll Outsource หรือบริการรับทำเงินเดือนจากภายนอก จะช่วยลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพได้จริงหรือไม่?

ในบทความนี้จะพาทุกท่านไปเจาะลึกทุกแง่มุม เพื่อค้นหาคำตอบว่าการลงทุนในบริการรับทำเงินเดือน เป็นเพียงค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น หรือเป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้ดียิ่งขึ้น

ปัญหากวนใจของคนทำงานนี้เท่านั้นที่เข้าใจ

ก่อนที่เราจะตอบคำถามหลัก ต้องเข้าใจก่อนว่าทำไมงานทำเงินเดือน ถึงเป็นเรื่องท้าทายและยากสำหรับหลายๆ องค์กร ไม่ว่าคุณจะเป็น HR ที่ดูแลพนักงาน 10 คน, 100 คน ไปจนถึงหลัก 1000 คนขึ้นไป คุณน่าจะเคยเผชิญกับปัญหาเหล่านี้

• ความซับซ้อนของกฎหมายและข้อบังคับ: ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, กฎหมายคุ้มครองแรงงานที่มีการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตอยู่เสมอ การติดตามให้ทันและคำนวณให้ถูกต้อง 100% เป็นเรื่องที่กดดันและเสี่ยงต่อการทำผิดพลาดอย่างมาก
• การใช้เวลาและทรัพยากรมหาศาล: กระบวนการทำเงินเดือนตั้งแต่รวบรวมข้อมูลเวลาทำงาน ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชั่น ไปจนถึงการคำนวณ ตรวจสอบ และการนำส่งเอกสารให้หน่วยงานภาครัฐ ล้วนเป็นงานที่กินเวลาของฝ่าย HR ซึ่งเป็นเวลาที่ควรจะถูกนำไปใช้กับงานกลยุทธ์อื่น เช่น การพัฒนาบุคลากร หรือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ๆ
• ความเสี่ยงจากความผิดพลาด(Human Error): การคำนวณผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการจ่ายเงินเดือนขาดหรือเกิน ซึ่งกระทบโดยตรงต่อขวัญและกำลังใจในการทำงานของคนทำงาน ไปจนถึงการนำส่งภาษีหรือประกันสังคมผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ค่าปรับย้อนหลัง
• การรักษาความลับของข้อมูล: ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง การจัดการภายในอาจมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะรั่วไหล หากไม่มีระบบการจัดการจัดเก็บและควบคุมการเข้าถึงที่ดีพอ
• ต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็น: นอกจากเงินเดือนของพนักงานที่ต้องรับผิดชอบโดยตรงแล้ว ยังมีต้นทุนค่าโปรแกรมทำเงินเดือน ค่ากระดาษสำหรับสลิปเงินเดือน ค่าอบรมพนักงานเพื่อให้ทันต่อกฎระเบียบใหม่ๆ ซึ่งเป็นต้นทุนที่องค์กรส่วนใหญ่มักมองข้าม

ลดต้นทุนด้วยบริการ Payroll ทำได้อย่างไร?

เมื่อเห็นปัญหาแล้ว เรามาดูกันว่าบริการรับทำเงินเดือน จากผู้เชี่ยวชาญภายนอกจะเข้ามาช่วย “ลดต้นทุน” ได้อย่างไรบ้าง ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็นต้นทุนโดยตรงและต้นทุนแฝง

การลดต้นทุนทางตรง (Direct Costs)

• ประหยัดค่าจ้างพนักงาน: คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานประจำเพื่อมาดูแลงานด้านนี้ โดยเฉพาะ ซึ่งหมายถึงการประหยัดเงินเดือน สวัสดิการ โบนัส และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน 1 ตำแหน่งเต็มๆ
• ไม่ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์ระบบ: บริษัทที่ให้บริการระดับมืออาชีพจะลงทุนในซอฟต์แวร์บริหารจัดการเงินเดือนที่มีคุณภาพสูงและปลอดภัยอยู่แล้ว องค์กรของคุณจึงไม่ต้องเสียเงินซื้อหรือจ่ายค่าสมาชิกรายปีสำหรับโปรแกรมเหล่านี้เพราะส่วนมากจะรวมอยู่ในค่าบริการแล้ว

การลดต้นทุนแฝง (Hidden Costs)

• ลดความเสี่ยงจากค่าปรับ: นี่คือจุดที่สำคัญที่สุด ผู้ให้บริการมีความเชี่ยวชาญและติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายอย่างใกล้ชิด ทำให้ลดโอกาสผิดพลาดในการคำนวณและนำส่งภาษีและประกันสังคม ซึ่งช่วยให้บริษัทของคุณไม่ต้องเสี่ยงกับค่าปรับย้อนหลังราคาแพง แนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าการเข้าไปแซกแซงงานจนเกินไปอาจเป็นส่วนหนึ่งของความผิดพลาดและความไม่เข้าใจที่อาจเกิดขึ้นได้
• ลดต้นทุนจากการสูญเสียเวลา: เวลาที่ฝ่าย HR ต้องทุ่มเทให้กับงานเงินเดือนในแต่ละเดือน สามารถเปลี่ยนไปสร้างคุณค่าด้านอื่นให้กับองค์กรได้ (Opportunity Cost) เช่น การวางแผนกำลังคน, การสรรหาบุคลากรคุณภาพ หรือการจัดอบรมพัฒนาพนักงาน ซึ่งงานเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อการเติบโตของธุรกิจ
• ลดต้นทุนการพิมพ์และการจัดเก็บ: บริการสมัยใหม่มักมาพร้อมกับระบบสลิปเงินเดือนออนไลน์ (e-Payslip) โดยจัดเก็บผ่านคลาวด์ทั้งหมด ทำให้บริษัทไม่ต้องสิ้นเปลืองกระดาษ หมึกพิมพ์ และพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป

เพิ่มประสิทธิภาพให้งาน HR และองค์กรได้อย่างไร?

นอกจากการลดต้นทุนแล้ว การเพิ่มประสิทธิภาพคืออีกหนึ่งผลลัพธ์สำคัญที่องค์กรจะได้รับจากการใช้บริการ Payroll มืออาชีพ

ความถูกต้องและแม่นยำ (Accuracy)

หัวใจของงานเงินเดือน คือความถูกต้อง ผู้ให้บริการมืออาชีพมีทีมงานและระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องในทุกขั้นตอน ลดปัญหาการจ่ายเงินผิดพลาด สร้างความเชื่อมั่นและความพึงพอใจให้กับพนักงาน

การปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด (Compliance)

การปล่อยให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลงานเงินเดือน หมายความว่าองค์กรของคุณสามารถอุ่นใจได้เลยว่าการดำเนินงานทั้งหมดสอดคล้องไปกับกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบของกรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคมที่อัปเดตล่าสุดอยู่เสมอ

การเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัย (Access to Technology)

บริษัทผู้ให้บริการมักมีแพลตฟอร์มหรือแอปพลิเคชันที่ทันสมัย ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นเรื่องง่าย ทั้งสำหรับฝ่าย HR ในการส่งข้อมูล และสำหรับพนักงานในการเข้าดูสลิปเงินเดือน หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) หรือยื่นเอกสารต่างๆ ด้วยตนเอง ซึ่งช่วยลดภาระงานแอดมินของ HR ได้อย่างมหาศาล

เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล (Enhanced Security)

ผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือจะมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่รัดกุมตามมาตรฐานสากลและสอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลเงินเดือนที่เป็นความลับของพนักงานและบริษัทจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างดีที่สุด

ความยืดหยุ่นและรองรับการเติบโต (Scalability)

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีพนักงานเพิ่มขึ้นจาก 20 คนเป็น 200 คน ผู้ให้บริการ ก็สามารถปรับขนาดการบริการเพื่อรองรับการเติบโตของคุณได้ทันที โดยที่คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการเพิ่มคนหรือเปลี่ยนระบบภายใน

สรุปบทความ

ถ้าลองกลับมาที่คำถามตั้งแต่ตอนต้น “ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพงาน HR ด้วยบริการ Payroll จริงเหรอ?” จากข้อมูลทั้งหมด คำตอบคือ “จริงอย่างแน่นอน” การใช้บริการจาก Outsource ไม่ใช่แค่การจ้างคนมาทำเงินเดือนแทน แต่คือการลงทุนใน “ความเชี่ยวชาญ”, “เทคโนโลยี”, “ความปลอดภัย” และที่สำคัญที่สุดคือ “เวลา”

มันคือการปลดล็อกศักยภาพของฝ่าย HR ให้พวกเขาสามารถเปลี่ยนจากการเป็นผู้ทำงานเอกสาร (Administrator) ไปสู่การเป็นคู่คิดทางธุรกิจ (Strategic Partner) ที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตได้อย่างแท้จริง ในขณะเดียวกันก็ช่วยควบคุมต้นทุนและลดความเสี่ยงที่มองไม่เห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น หากวันนี้องค์กรของคุณยังคงทุ่มเททรัพยากรและเวลามากมายไปกับความท้าทายของงานทำเงินเดือน บางทีอาจถึงเวลาแล้วที่จะพิจารณาให้ผู้เชี่ยวชาญเข้ามาเป็นผู้ช่วยคนสำคัญ เพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน หากคุณกำลังมองหาผู้เชี่ยวชาญด้าน Payroll และต้องการคำปรึกษาก่อนที่จะเลือกตัดสินใจใช้บริการจริง เรา AREE ผู้ให้บริการด้านการทำเงินเดือนพร้อมให้คำปรึกษาโดยไมมีค่าใช้จ่ายใดๆ โปรดติดต่อเรา