Estimated reading time: 3 minutes

Payroll Service ทำอะไรให้คุณบ้าง?

การตัดสินใจเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือน หรือ Payroll Service เป็นก้าวสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานที่ซับซ้อน แต่คำถามแรกๆ ที่ผู้ประกอบการและฝ่าย HR มักสงสัยก็คือ “ในค่าบริการทั้งหมดที่จ่ายไปนั้น เราจะได้รับอะไรกลับมาบ้าง?” หลายคนอาจคิดว่ามันเป็นเพียงบริการรับจ้างคีย์ข้อมูลและกดโอนเงินเดือน แต่ในความเป็นจริงแล้ว บริการระดับมืออาชีพนั้นครอบคลุมมากกว่าที่คุณคิด

การทำความเข้าใจขอบเขตของบริการอย่างถ่องแท้ จะช่วยให้คุณประเมินความคุ้มค่าและเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรได้ดีขึ้น ในบทความนี้เราจะมา “เปิดตัวอย่างแพ็กเกจ” ให้คุณเห็นอย่างละเอียด ตั้งแต่บริการขั้นพื้นฐานที่ทุกบริษัทต้องมี ไปจนถึงบริการเสริมที่จะช่วยยกระดับการบริหารงานบุคคลของคุณให้เป็นมืออาชีพ พร้อมชี้ให้เห็นถึง “ความคุ้มค่า” ที่ซ่อนอยู่ ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องของตัวเงิน แต่คือเวลา ความถูกต้อง และความสบายใจที่คุณจะได้รับกลับคืนมาในระยะยาว

แก่นหลักของบริการ Payroll Service: งานขั้นพื้นฐานที่ต้องแม่นยำ 100%

ส่วนนี้คือบริการขั้นพื้นฐานที่เปรียบเสมือนหัวใจของการทำเงินเดือน ซึ่งผู้ให้บริการมืออาชีพทุกรายต้องสามารถจัดการได้อย่างสมบูรณ์แบบและปราศจากข้อผิดพลาด เพราะความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยในส่วนนี้อาจส่งผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงาน รวมถึงปัญหาด้านกฎหมายได้

1. การคำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทน (Salary & Compensation Calculation)

นี่คือจุดเริ่มต้นและเป็นส่วนที่ซับซ้อนที่สุด ไม่ใช่แค่การนำเงินเดือนพื้นฐานมาจ่าย แต่รวมถึงการคำนวณองค์ประกอบทั้งหมดอย่างละเอียด:

• รายรับ: เงินเดือน, ค่าล่วงเวลา (OT) ตามอัตราที่กฎหมายกำหนด, ค่าคอมมิชชั่น, เบี้ยขยัน, ค่าตำแหน่ง, และเงินได้อื่นๆ
• รายการหัก: เงินหักขาดงาน/มาสาย, เงินกู้ยืมบริษัท, และรายการหักอื่นๆ ตามข้อตกลง
  ผู้ให้บริการจะตั้งค่าสูตรการคำนวณที่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัทคุณและกฎหมายแรงงาน เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนได้รับค่าตอบแทนที่ถูกต้องครบถ้วน

2. การจัดการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Management)

เรื่องภาษีคือเรื่องที่ผิดพลาดไม่ได้ บริการนี้จะครอบคลุมตั้งแต่:

• การคำนวณภาษี: คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคนอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากร
• การจัดทำและนำส่งแบบ: จัดทำแบบ ภ.ง.ด.1 และนำส่งให้กรมสรรพากรภายในเวลาที่กำหนดทุกเดือน
• การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ): จัดทำเอกสารสำคัญนี้ให้แก่พนักงานทุกคนเพื่อใช้ยื่นภาษีประจำปี

3. การบริหารจัดการประกันสังคมและกองทุนต่างๆ (Social Security & Fund Management)

ผู้ให้บริการจะดูแลเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานประกันสังคมทั้งหมด เพื่อให้ทั้งบริษัทและพนักงานได้รับสิทธิประโยชน์ครบถ้วน:

• การคำนวณและนำส่งเงินสมทบ: คำนวณเงินสมทบส่วนของนายจ้างและลูกจ้าง และนำส่งแบบ สปส. 1-10 ให้กับสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน
• การแจ้งเข้า-แจ้งออก: ดูแลเอกสารการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนใหม่ (สปส. 1-03) และการแจ้งพนักงานลาออก (สปส. 6-09)
• การจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Provident Fund): หากบริษัทมีสวัสดิการนี้ ผู้ให้บริการจะช่วยคำนวณและประสานงานนำส่งเงินสมทบให้แก่บริษัทหลักทรัพย์จัดการกองทุน (บลจ.)

4. การจัดทำและนำส่งสลิปเงินเดือน (Payslip Generation & Delivery)

สลิปเงินเดือนคือเอกสารสำคัญที่สร้างความโปร่งใสระหว่างบริษัทและพนักงาน บริการ payroll สมัยใหม่มักจะให้บริการในรูปแบบดิจิทัล เช่น:

• E-Payslip: การส่งสลิปเงินเดือนในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสผ่านป้องกันไปยังอีเมลของพนักงานโดยตรง
• ช่องทางออนไลน์หรือผ่านแอปพลิเคชั่น: ให้พนักงานสามารถล็อกอินเข้าไปดูและดาวน์โหลดสลิปเงินเดือนของตัวเองได้ตลอดเวลา

5. การจัดทำรายงานสรุปประจำเดือนและประจำปี

หลังจากปิดรอบเงินเดือนในแต่ละเดือน ผู้ให้บริการจะจัดทำรายงานสรุปที่จำเป็นสำหรับฝ่ายบัญชีและฝ่ายบริหาร เช่น:

• รายงานสรุปการจ่ายเงินเดือน (Payroll Summary Report)
• รายงานนำส่ง ภ.ง.ด.1 และประกันสังคม
• รายงานสรุปประจำปี ภ.ง.ด.1ก เพื่อนำส่งกรมสรรพากร

บริการเสริม (Value-Added Services) ที่ยกระดับงาน payroll ของคุณ
นอกเหนือจากบริการหลักแล้ว ผู้ให้บริการชั้นนำมักจะมีบริการเสริมต่างๆ ที่เป็นเหมือนผู้ช่วยคนสำคัญให้ฝ่าย HR และผู้บริหาร ซึ่งช่วยเพิ่มความคุ้มค่าให้กับการลงทุนของคุณ 

6. การให้คำปรึกษาด้านกฎหมายแรงงานและข้อบังคับต่างๆ

นี่คือหนึ่งในบริการเสริมที่มีคุณค่าสูงสุด การมีทีมผู้เชี่ยวชาญที่สามารถให้คำปรึกษาเบื้องต้นเกี่ยวกับข้อกฎหมายแรงงาน, อัตราค่าล่วงเวลา, สัญญาจ้าง, หรือกรณีการเลิกจ้าง จะช่วยให้บริษัทของคุณดำเนินการทุกอย่างได้อย่างถูกต้องและลดความเสี่ยงจากการถูกฟ้องร้องได้ในภายหลัง

7. การเชื่อมต่อกับระบบอื่น (System Integration)

เพื่อการทำงานที่ราบรื่นและลดการทำงานซ้ำซ้อน ผู้ให้บริการอาจมีโซลูชันในการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอื่นที่คุณใช้อยู่ เช่น:

• เชื่อมกับระบบบันทึกเวลา (Time Attendance): ดึงข้อมูลการขาด ลา มาสาย และชั่วโมง OT มาคำนวณเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ
• เชื่อมกับระบบบัญชี (Accounting Software): ส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือนเพื่อไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในระบบบัญชีได้อย่างง่ายดาย

8. ช่องทางบริการตนเองสำหรับพนักงาน (Employee Self-Service Portal – ESS)

แพลตฟอร์มออนไลน์หรือแอปพลิเคชั่น ที่ให้พนักงานสามารถเข้ามาจัดการข้อมูลบางอย่างได้ด้วยตนเอง เช่น การขอใบรับรองเงินเดือน, การยื่นขอสวัสดิการต่างๆ, การขอแก้ไขข้อมูลส่วนตัว, หรือการยื่นใบลา ซึ่งช่วยลดภาระงานแอดมินของฝ่าย HR ได้อย่างมหาศาล

สิ่งที่คุณจะได้รับนอกเหนือจากรายการบริการ

เมื่อมองดูรายการทั้งหมดแล้ว จะเห็นว่าการใช้บริการรับทำเงินเดือนนั้นไม่ได้จบแค่การโอนเงิน แต่ความคุ้มค่าที่แท้จริงก็คือ “มูลค่า” ที่จับต้องไม่ได้ แต่ส่งผลอย่างยิ่งต่อธุรกิจ:

• ความสบายใจ (Peace of Mind): คุณไม่ต้องกังวลว่าจะคำนวณผิด, ยื่นเอกสารล่าช้า, หรือทำผิดกฎหมาย สามารถมั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะถูกจัดการอย่างถูกต้องโดยมืออาชีพ
• การลดความเสี่ยง (Risk Reduction): ป้องกันความเสี่ยงจากค่าปรับของกรมสรรพากรหรือประกันสังคม และลดความเสี่ยงด้านกฎหมายแรงงาน
• การประหยัดเวลาและทรัพยากร: ปลดปล่อยเวลาของฝ่ายบุคคลและผู้บริหารจากงานเอกสารที่ซับซ้อนและซ้ำซาก เพื่อให้พวกเขาสามารถไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างการเติบโตให้องค์กรได้
• การรักษาความลับของข้อมูล: ผู้ให้บริการภายนอกมีมาตรฐานในการรักษาความลับของข้อมูลเงินเดือน ซึ่งเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและช่วยลดปัญหาความขัดแย้งภายในองค์กรได้

สรุปบทความ: ไม่ใช่แค่ค่าใช้จ่าย แต่คือการลงทุนเพื่อประสิทธิภาพ

การเลือกใช้บริการ Payroll Service จึงไม่ใช่ “ค่าใช้จ่าย” ที่ต้องตัดออก แต่เป็น “การลงทุน” ที่ชาญฉลาดในความถูกต้อง, ความต่อเนื่องทางธุรกิจ, และประสิทธิภาพขององค์กร เมื่อคุณพิจารณาถึงขอบเขตบริการทั้งหมด ทั้งงานหลักที่ต้องทำอย่างแม่นยำและบริการเสริมที่ช่วยลดภาระ ควบคู่ไปกับความคุ้มค่าที่จับต้องไม่ได้ คุณจะพบว่านี่คือหนึ่งในการตัดสินใจที่จะช่วยวางรากฐานที่มั่นคงและสนับสนุนให้ธุรกิจของคุณเติบโตไปข้างหน้าได้อย่างไร้กังวล

เราเข้าใจดีว่างานทำเงินเดือนนั้นมีความสำคัญต่อธุรกิจและพนักงานของคุณมากเพียงใด ที่ AREE เราจึงออกแบบบริการที่ครอบคลุมทุกมิติ ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน รายรับ รายหัก การจัดการด้านภาษีและประกันสังคม ไปจนถึงการให้คำปรึกษาอย่างมืออาชีพ เรามุ่งมั่นที่จะเป็นมากกว่าผู้รับจ้าง แต่เป็นพาร์ทเนอร์ที่ช่วยแบ่งเบาภาระและสร้างความสบายใจให้คุณ

ติดต่อ AREE วันนี้เพื่อรับคำปรึกษาและขอใบเสนอราคา ให้เราได้แสดงให้คุณเห็นว่าแพ็กเกจบริการของเราจะมอบความคุ้มค่าและช่วยสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจคุณได้อย่างไร